На главную страницу портала ЦКВ
На главную страницу портала ЦКВ
Центральное казачье войско
На главную страницу портала ЦКВ
За Веру, Соборность, Отечество!
Цели ЦКВ
Информационно-методический Центр
Новости
Идеология казачества
История
Вестник ЦКВ
Структура ЦКВ
Документы
Государственные акты
(Оригинал) Концепция государственной политики РФ в отношении российского казачества. Утверждено 2 июля 2008 года.
Федеральные законы Российской Федерации
Совет при Президенте Российской Федерации по делам казачества.
Документы Министерства регионального развития РФ
Документы Московского окружного казачьего общества
Документы ЦКВ
Всероссийское Общественное Движение "Казачество за государственность, порядок и развитие России"
Полезная информация
Публикации в СМИ
Фотогалерея
Казачата
Форум
Атрибутика
История казачества
Мультимедиа
Итоговая справка по проведению пасхальной ярмарки народного творчества «Казачье подворье»
Войсковой Атаман
Папа, мама, я – казачья семья
Казачья слава и честь
Сынок, послушай старика
Военный раздел
Вести региональных обществ ЦКВ
Экономический блок
Кошевая служба
Торговый дом "Казачий стан"
Контактная информация
Наши информационные партнеры
Карта сайта
Нагайка

Типовая инструкция по делопроизводству в войсковом правлении ВКО, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Типовая инструкция по делопроизводству

Типовая инструкция
по
делопроизводству войсковом правлении войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации



СОДЕРЖАНИЕ

I. Общие положения

II. Прием, регистрация и прохождение поступающих в войсковое казачье общество документов

III. Прохождение внутренних документов

IV. Регистрация и отправка исходящих документов

V. Учет количества документов

VI. Контроль исполнения документов

VII. Организация работы с документами в структурных подразделениях

VIII. Составление номенклатур дел

IX. Организация оперативного хранения документов

X. Формирование дел

XI. Оформление дел

XII. Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов

XIII. Подготовка и передача документов в архив войскового правления

XIV. Изготовление и использование печатей и штампов

Приложения

 

I. Общие положения

  1. войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, (далее по тексту – войсковое правление) разработана в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

  2. Инструкция разработана в целях организации в войсковом правлении единой системы делопроизводства, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, установления единых технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнительской дисциплины и ведения делопроизводства.

  3. Инструкция устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в войсковом правлении (далее по тексту – делопроизводство и документооборот).

  4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера.
Работа с секретными документами и шифртелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

  1. Инструкция регламентирует весь комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве войскового правления: от создания документа (или его поступления) до отправки корреспондентам, уничтожения или сдачи в архив войскового казачьего общества.

  2. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в войсковом правлении осуществляет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  3. Сотрудники войскового правления обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Вновь принятые сотрудники войскового правления должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  4. Движение документов войскового казачьего общества с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

  5. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в войсковом казачьем обществе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях войскового правления и должностными регламентами их сотрудников.

 

II. Прием, регистрация и прохождение поступающих в войсковое казачье общество документов

 

  1. Доставка документов (далее – корреспонденция) в войсковое казачье общество осуществляется посредством почтовой, электронной связи и курьером.

С помощью почтовой связи в войсковое казачье общество доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.
Корреспонденция, поступившая посредством электронной связи, разделяется на электронные письма, телефонограммы, факсограммы.

  1. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой связи и курьером, осуществляет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. Учет входящей корреспонденции ведется в книге учета входящей корреспонденции (приложение № 1).

  2. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.
При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.
В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, а второй, вместе с самими документами, возвращается отправителю документа. В случае, если такой документ может быть рассмотрен по существу, структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение войскового правления, в которое направлен документ.
Конверты после регистрации документов уничтожаются.
Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа, а также, если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов, либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

  1. Конверты с документами, поступившие с пометкой «ЛИЧНО», в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, не вскрываются и регистрируются в регистрационном журнале по реквизитам, имеющимся на конверте. После регистрации на конверте проставляется штамп. Конверты передаются адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой «ЛИЧНО», необходимы для работы в войсковом казачьем обществе, то они возвращаются адресатами в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Конверты без пометки «ЛИЧНО», адресованные войсковому атаману, заместителям войскового атамана, вскрываются в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.

  1. Конверты с пометками «СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО», «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

  2. Документы на иностранных языках, направляются структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, для перевода и составления аннотации в структурное подразделение войскового правления, ответственное за связи с зарубежьем, после чего возвращаются для регистрации в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  3. При поступлении телеграммы структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, расписывается в получении телеграммы, вносит запись о поступившей телеграмме в соответствующий регистрационный журнал и передает телеграмму под роспись адресату.

  4. При поступлении электронных писем на электронный адрес войскового казачьего общества в сети Интернет, структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, вносит запись о поступившем письме в соответствующий регистрационный журнал, осуществляет печать данного письма и передает письмо под роспись адресату.

  5. При доставке корреспонденции курьером сотрудник структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции войсковым казачьим обществом, вносит запись о поступившем документе (материале) в соответствующий регистрационный журнал и передает документ (материал) под роспись в этом журнале адресату.

  6. Документы, поступившие в войсковое казачье общество в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов подлежат регистрации.

  7. Регистрацию корреспонденции, осуществляет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  8. Полученная корреспонденция сортируется структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности и доступа (простая, ограниченного доступа и секретная).

  9. Документы, адресованные руководству войскового казачьего общества, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, а затем направляются руководству или в структурное подразделение войскового правления.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения войскового правления и ответственным исполнителям (далее по тексту – исполнители).
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям войскового правления или должностным лицам.

  1. Процесс прохождения служебных документов фиксируется структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, в журнале учета служебных документов (приложение № 2).

  2. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.

  1. Поступающие в войсковое правление телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной войскового атамана, структурных подразделениях войскового правления.

  2. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

  3. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

  4. Поступающие в войсковое казачье общество факсограммы, как правило, регистрируются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  5. Факсограммы, поступившие на имя войскового атамана, заместителей войскового атамана, в структурные подразделения войскового правления и для конкретных сотрудников войскового правления, передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  6. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

  1. Учет факсограмм ведет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, используя в этих целях журнал учета принятых и отправленных факсограмм (приложение № 3).

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях войскового правления, осуществляется их руководителями.

 

III. Прохождение внутренних документов

  1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

  2. Проекты распорядительных документов, после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями войскового правления и должностными лицами, передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по юридическому обеспечению деятельности войскового казачьего общества, для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

  1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения войскового правления, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Регистрация внутренних документов осуществляется делопроизводителями соответствующих структурных подразделений войскового правления, подготовивших документ.

  1. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

  2. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения войскового правления и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года.

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

  1. Зарегистрированные внутренние документы для доставки по назначению передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, до 18 часов в день их регистрации в структурных подразделениях войскового правления.

Сотрудники структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, проверяют правильность регистрации и оформления внутренних документов и доставляют адресатам.
Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.
Передача внутренних документов внутри структурных подразделений войскового правления осуществляется сотрудниками структурных подразделений войскового правления.

IV. Регистрация и отправка исходящих документов

  1. Исходящими документами войскового казачьего общества является документы, направляемые из войскового казачьего общества в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

  2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

Завизированные ответственными лицами и правильно оформленные документы выводятся на бланк и отдаются на подпись.

  1. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  2. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

  3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, дефиса, двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, косой черты и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ, например: 35627-ВБ/01.

  4. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. Исходящие документы принимаются на отправку структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, в открытом виде.

  5. Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

  6. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные войсковым атаманом, заместителями войскового атамана и руководителями структурных подразделений войскового правления.

В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

  1. Исходящие документы отправляются только с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  2. При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки, завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.

  3. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.

  4. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса, возлагается на исполнителя документа и делопроизводителя соответствующего структурного подразделения войскового правления.

  5. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляется исходящие номера всех вложенных документов.

  6. Документы, подготовленные к отправке, передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, в день их регистрации. Там проверяется правильность их оформления (наличия полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинность подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

  1. Документы подлежат отправке, как правило, в день их приема, если они поступили в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня.

Срочные документы принимаются и отправляются в течение часа с момента поступления в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. Срочность отправки документа определяет автор документа или руководитель структурного подразделения войскового правления, подготовившего документ к отправке.

  1. В зависимости от содержания, объема и срочности документы либо доставляются адресату по решению структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, курьером, либо передаются по телеграфу, либо отправляются почтой.

  2. На отправленные документы в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, заполняются реестры отправленных документов.

V. Учет количества документов

  1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Результаты учета количества документов обобщаются структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  1. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов проводиться по войсковому правлению в целом или по отдельным структурным подразделениям войскового правления. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

VI. Контроль исполнения документов

  • Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

  • Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается войсковым атаманом.

Учет контрольных документов ведет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с использованием книги учета приказов и поручений
(приложение № 4), журнала контроля за исполнением служебных документов (приложение № 5), карточки контроля (приложение № 6).

  • При поступлении в войсковое казачье общество поручений, находящихся на внешнем контроле, структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, проставляет на таких поручениях штамп «КОНТРОЛЬ». Документы с такой пометкой подлежат рассмотрению в приоритетном порядке.

  • Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти и органов местного самоуправления и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других войсковых казачьих обществ и иных организаций – с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «В.Срочно» – в 1 день;
имеющие в тексте пометку «Срочно» – в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок;
резолюции войскового атамана, либо его заместителей «Прошу доложить», «Прошу переговорить» – в 3-дневный срок, если войсковым атаманом, либо его заместителями не установлен иной срок;
остальные – в срок не более месяца;
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

  • При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель представляет на имя войскового атамана или заместителя войскового атамана, исполняющего его обязанности, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.

При изменении (продлении) срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения документов с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Оперативно» не продлеваются.

  • Контроль за своевременным и полным исполнением поручений в войсковом правлении осуществляют:

помощник войскового атамана – в части сроков и полноты выполнения поручений, данных войсковым атаманом, а также заместителями войскового атамана;
руководители структурных подразделений войскового правления и делопроизводители этих структурных подразделений – в части сроков и полноты выполнения поручений, данных войсковым атаманом, заместителями войскового атамана, руководителями соответствующих структурных подразделений войскового правления, а также находящихся на контроле в соответствующих структурных подразделениях войскового правления;
структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению – в части сроков выполнения поручений, данных войсковым атаманом, заместителями войскового атамана, а также поручений, находящихся на внешнем контроле.

  • В структурных подразделениях войскового правления распоряжениями руководителей соответствующих структурных подразделений назначаются делопроизводители, на которых возлагаются обязанности по организации контроля за исполнением поручений в соответствии с Инструкцией.

  • Делопроизводители структурных подразделений войскового правления при осуществлении контроля:

отслеживают сроки исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующих подразделениях;
своевременно информируют структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и руководителей подразделений войскового правления о выполнении или причинах невыполнения (неполного или ненадлежащего выполнения) поручений.

  • Заместители войскового атамана, руководители и делопроизводители структурных подразделений войскового правления обеспечивают неукоснительный контроль за исполнительской дисциплиной и несут персональную ответственность за ее нарушение.

VII. Организация работы с документами в структурных подразделениях

 

  • Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях войскового правления возлагается на их руководителей.

  • При смене руководителя структурного подразделения войскового правления в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.

  • Руководитель структурного подразделения войскового правления определяет сотрудника или сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее по тексту – делопроизводитель, делопроизводители).

  • На делопроизводителя структурного подразделения войскового правления возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов, поступающих в структурное подразделение;
своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения войскового правления, а после получения указаний руководителя структурного подразделения войскового правления – сотруднику структурного подразделения войскового правления, которому дано поручение;
передача в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, входящих документов, поступивших напрямую в структурное подразделение войскового правления, минуя структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, для регистрации;
передача в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях войскового правления, для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;
ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение войскового правления;
осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении войскового правления и исполнением поручений;
систематическое информирование руководителя структурного подразделения войскового правления об исполнении поручений в структурном подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении войскового правления;
своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения войскового правления на очередной год;
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения войскового правления;
организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения войскового правления, обеспечение их сохранности;
оформление дел для передачи на хранение в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению;
получение во временное пользование и передача по истечении сроков пользования дел, хранящихся в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению;
участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;
учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;
выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении войскового правления и должностным регламентом сотрудника.

  •  При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя, другим сотрудникам, а дела, взятые в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, сданы обратно.

В случае увольнения делопроизводителя, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность.

  • В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения войскового правления, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, для последующей передачи их в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, независимо от сроков их хранения.

  • Информация обо всех изменениях в статусе структурных подразделений войскового правления, назначениях, сменах руководителей структурных подразделений и делопроизводителей в трехдневный срок представляется в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  • Сотрудники структурного подразделения войскового правления при работе с документами должны руководствоваться следующими требованиями:

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;
передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделении может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;
передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению;
передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через соответствующее структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по взаимодействию со средствами массовой информации.

  • Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его резолюцией передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

  • Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством войскового правления или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет, тиражирует необходимое количество экземпляров документа и передает их в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению войскового правления, для регистрации и отправки. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

  • При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

  • При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

  • Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

  • Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

  • После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (исходящий номер и дата)», «Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)», «Дан устный ответ (кому)», «Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)» и т.п.

  • Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, осуществляется делопроизводителем в соответствии с требованиями, установленными в разделе 9 настоящей Инструкции.

  • Руководители и сотрудники войскового правления несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручении по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

 

VIII. Составление номенклатур дел

  • В целях правильного оформления, учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, ежегодно составляется Номенклатура дел войскового правления, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях войскового правления, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

  • При составлении Номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности войскового правления, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться уставом, положениями о структурных подразделениях войскового правления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

  • В войсковом правлении составляются номенклатуры дел структурных подразделений войскового правления (приложение № 7) и сводная Номенклатура дел войскового правления (далее по тексту – Номенклатура дел войскового правления) (приложение № 8).

  • Номенклатура дел структурного подразделения войскового правления составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении войскового правления, с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается со структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, подписывается руководителем структурного подразделения войскового правления и сдается в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, до 1 ноября.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления.

  • В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы (приложение № 9).

  • Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из индекса соответствующего структурного подразделения (приложение № 10) и через тире – порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения.
В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

  • название казачьего общества или структурного подразделения войскового правления (автор документа);

  • название казачьего общества или иной организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

  • краткое содержание документов дела;

  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

  • дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Протоколы и стенограммы заседаний совета атаманов…».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: «Документы о проведении оперативных совещаний войскового атамана (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания совета атаманов Оренбургского войскового казачьего общества».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с подразделениями Минобороны России о комплектовании членами казачьего общества воинских частей Вооруженных Сил Российской Федерации, которым присвоены традиционные казачьи наименования». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам казачьего кадетского образования». В заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: «Переписка с Министерством регионального развития Российской Федерации по вопросам разработки целевых программ поддержки казачьих обществ».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

  • если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей по вопросам организации государственной или иной службы Уссурийского войскового казачьего общества»;

  • если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с Астраханским окружным казачьим обществом ВКО ВВД (г. Астрахань) об использовании опыта участия в охране государственной границы Российской Федерации».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые отчеты отдела о работе за 2010 год».
При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут, уточнятся и изменятся в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 проставляются иные отметки о заводимых делах

  • Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

  • Номенклатура дел войскового правления составляется структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Названиями разделов Номенклатуры дел войскового правления являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел войскового правления разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой войскового правления.
Номенклатура дел войскового правления, подписывается начальником структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и сотрудником, ответственным за Архив войскового правления.
Номенклатура дел войскового правления в конце каждого года уточняется, утверждается приказом войскового атамана и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения Номенклатуры дел войскового правления структурные подразделения войскового правления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

    • Номенклатура дел войскового правления печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел «Отдел делопроизводства и контроля». Второй используется структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, в качестве рабочего.

    • По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения сотрудником ответственным за делопроизводство этого структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение № 11), которая передается в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению не позднее 15 января следующего года.

    • Структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению составляется итоговая запись Номенклатуры дел войскового правления (приложение № 12).

    • IX. Организация оперативного хранения документов

      1. С момента заведения и до передачи в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления дела хранятся по месту их формирования.

      Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
      Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
      В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
      На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
      Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в  структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению войскового правления.

      1. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 13). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

      Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
      Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
      Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

       

      X. Формирование дел

      1. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

      2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

      3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

      4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

      документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;
      в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения;
      в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
      в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
      незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю  для их исполнения и оформления;
      в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);
      заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
      приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;
      объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

      1. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

      Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
      Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручения, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на это поручение дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению осуществляется строго в объединенном виде.
      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
      Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

      Ведение дел членов казачьих обществ осуществляется по аналогии с принципами, закрепленными Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 г. № 640.

      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
      При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.
      При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

      XI. Оформление дел

      1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

      2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплёт дела.

      Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

      Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

      наименование войскового правления указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
      наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения войскового правления в соответствии с утвержденной структурой;
      номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел войскового правления;
      заголовок дела – переносится из номенклатуры дел войскового правления;
      дата дела – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

      В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится чёрным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

      Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.
      Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
      Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
      Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
      Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
      Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем  порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.
      Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
      В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

      В начале дела для учёта документов помещается внутренняя опись документов дела. В неё включаются сведения о документах.

      Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение № 15).
      К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.
      Внутренняя опись документов дела подписывается её составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

      В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение № 16).

      В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.
      Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

    • Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твёрдую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

      XII. Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов

    • На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

      Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

    • Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (приложение № 17).
    • В войсковом правлении в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. По этим описям в конце года документы сдаются в структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

      Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Войскового правления, которую готовит структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

    • Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению через год после завершения дел в делопроизводстве.
    • Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
    • Описи дел составляются следующим образом:

      В графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
      порядок нумерации дел в описи - валовой;
      В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела.
      В графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела.
      При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
      В графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела.
      В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
      Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения.
      Графа 7 описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и для других отметок.

    • В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
    • Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

      Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

      На основании описей дел структурных подразделений структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению составляет сводную опись дел Войскового правления.

      В сводной описи дел Войскового правления должны быть историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

      Сводная опись дел Войскового правления составляется в четырёх экземплярах и утверждается войсковым атаманом.

      Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению структурное подразделение войскового правления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

      Уничтожение документов, срок хранения которых определен как «До минования надобности» (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится после составления акта об уничтожении документов (приложение № 19). Акт об уничтожении документов согласовывается со структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению и утверждается руководителем структурного подразделения.

      В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

      XIII. Подготовка и передача документов в архив войскового правления

      Структурные подразделения передают в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.

      Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению после завершения текущего года.
      Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче. Они хранятся в  структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

        Передача дел в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению осуществляется по графику, утверждённому войсковым атаманом.

        Выявленные при приёме дел сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены ответственными за делопроизводство сотрудниками структурного подразделения, передающего документы в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

        В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ответственные за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению или к уничтожению осуществляется сотрудниками структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению. По результатам отбора документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении  документов и дел с пометкой «До минования надобности» к уничтожению.

        Структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению ведёт учёт дел, принятых на хранение.

    XIV. Изготовление и использование печатей и штампов

    1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности войскового правления, производится:

    гербовой печати – по разрешению войскового атамана; штампов – по разрешению начальника штаба войскового казачьего общества.

    1. Все изготовленные штампы учитываются структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

    2. Печать с изображением герба войскового казачьего общества ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подписанных войсковым атаманом, его заместителями и руководителями структурных подразделений войскового правления, имеющими право подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.

    Печать также может ставиться на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.

    1. В войсковом казачьем обществе, если иное не предусмотрено уставом, используется только одна гербовая печать войскового казачьего общества.

    2. Об утере печати незамедлительно ставится в известность начальник структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

    3. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в штаб войскового казачьего общества, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

    4. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений войскового правления.

    5. При оставлении должности сотрудником структурного подразделения войскового правления, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в штаб войскового казачьего общества.

     

    ПРИЛОЖЕНИЯ

    Приложение № 1
    Примерная форма книги учета входящей корреспонденции

    КНИГА
    УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

    N п/п

    Откуда поступил пакет, номер    
    и дата реестра (порядковый номер  
    по разносной книге), общее количество
    номеров документов, подпись лица, 
    доставившего корреспонденцию, дата и
    время вручения           

    Номера  
    документов,
    указанных
    на пакетах

    Подпись
    в полу-
    чении,
    дата и
    время 

     

     

     

     


    Приложение № 2
    Примерная форма журнала учета служебных документов

    ЖУРНАЛ
    УЧЕТА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
    __________________________________________________________________
    (наименование войскового казачьего общества)

                                      Начат "___" _________ 20__ г.
    Окончен "___" _________ 20__ г.
    На _______________ листах

    Поряд-
    ковый
    номер
    (вхо-
    дящий,
    исхо-
    дящий)

    Номер
    посту-
    пивше-
    го до-
    кумен-
    та   

    Дата 
    посту-
    пивше-
    го до-
    кумен-
    та   

    Откуда
    посту-
    пил или
    кому  
    отправ-
    лен до-
    кумент

    Наиме-
    нова-
    ние  
    или  
    крат-
    кое  
    содер-
    жание
    доку-
    мента

    Коли-
    чество
    экзем-
    пляров

    Номера
    экзем-
    пляров

    Коли-
    чест-
    во  
    лис-
    тов 

    Кому пе-
    редан  
    документ
    на ис- 
    полнение
    или кем
    исполнен
    документ

    Распис-
    ка в  
    получе-
    нии до-
    кумента
    и дата

    Распис-
    ка при-
    нявшего
    доку- 
    мент  
    обратно
    и дата

    Какой 
    входящий
    номер 
    исполнен
    или каким
    исходящим
    номером
    исполнен
    документ

    Отметка о 
    подшивке, 
    отправке  
    или    
    уничтожении
    документа 

    Приме-
    чание

    номер
    дела

    номера
    листов

    1  

    2  

    3  

    4  

    5   

    6  

    7  

    9  

    10 

    11 

    12  

    13 

    14 

    15 

    <-19->

    <-19->

    <-14->

    <-41-->

    <-92->

    <--9->

    <-10->

    <-9->

    <--29-->

    <--29->

    <--29->

    <---19-->

    <-9->

    <-14->

    <-28->

    // 

    7,5 

    // 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Размеры даны в миллиметрах.

     

    Приложение № 3
    Примерная форма журнала
    учета принятых и отправленных факсограмм

    ЖУРНАЛ
    УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ОТПРАВЛЕННЫХ ФАКСОГРАММ

    N
    п
    /
    п

    Дата и
    время 
    поступ-
    ления 
    (отп- 
    равки)
    факсо-
    граммы

    Коррес-
    пондент
    отправ-
    ки (по-
    луче- 
    ния)  

    Коли-
    чест-
    во  
    лис-
    тов 
    фак-
    сог-
    раммы

    Краткое
    содер-
    жание 
    факсо-
    граммы

    Фамилия, имя,
    отчество при-
    нявшего (от-
    правившего) 
    факсограмму 

    Фамилия, 
    имя, от- 
    чество ис-
    полнителя
    и руково-
    дителя,  
    подписав-
    шего (по-
    лучивше- 
    го) фак- 
    сограмму 

    Отметка
    о под-
    шивке 
    факсог-
    раммы 
    в дело

     

     

     

     

     

     

     

     

    Приложение № 4
    Примерная форма книги учета приказов и директив

    КНИГА
    УЧЕТА ПРИКАЗОВ И ПОРУЧЕНИЙ
    __________________________________________________________________
    (наименование войскового казачьего общества)

    Поряд-
    ковые
    номера
    прика-
    зов  
    (ди- 
    рек- 
    тив) 

    Дата 
    подпи-
    си   

    Подписано или получено     

    Отправлено     

    Номер 
    дела, в
    которое
    подшит
    доку- 
    мент, 
    страни-
    ца    

    кто подписал  
    или откуда по-
    лучен приказ  
    (поручение).  
    Дата и номер  
    сопроводитель-
    ного письма   

    краткое со-
    держание   
    приказа (поручения)   

    коли-
    чест-
    во  
    экз.

    кому

    номер и
    дата   
    сопрово-
    дитель-
    ного   
    письма 

    коли-
    чест-
    во  
    экз.

    1  

    2  

    3      

    4    

    6  

    7   

    9   

     

    Приложение № 5
    Примерная форма журнала контроля за исполнением служебных документов

    ЖУРНАЛ
    КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

    __________________________________________________________________
    (наименование войскового казачьего общества)

    N
    п/п

    Откуда 
    поступил
    документ,
    его   
    номер  
    и дата 

    Реги-
    стра-
    цион-
    ный  
    номер
    и    
    дата 

    Краткое 
    содержание
    документа

    Поручение 
    должностно-
    го лица по
    исполнению
    документа 

    Испол-
    нитель

    Данные  
    контроля 

    Основание
    для снятия
    с контроля

    1

    2    

    3  

    4    

    5    

    6  

    7    

    8    

    Приложение № 6
    Примерная форма карточки контроля за исполнением служебных документов

    КАРТОЧКА КОНТРОЛЯ
    ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ № _________

    1. Откуда поступил документ  ______________________________________

    2. Вн. № _________________   от ____________________________________
    3. Вх. № __________________  от ___________________________________
    4. Содержание документа __________________________________________
    5. Указания должностных лиц  ______________________________________
    7. Исполнители документа __________________________________________
    Состояние контроля

    Дата

    Данные контроля

    Основания для снятия с контроля

     

     

     

     

     

     

     

    Приложение № 7
    Образец номенклатуры дел
    структурного подразделения
    войскового казачьего общества

    ВОЛЖСКОЕ ВОЙСКОВОЕ КАЗАЧЬЕ ОБЩЕСТВО

    (наименование структурного подразделения Волжского войскового казачьего общества)

    Номенклатура дел
    №_____
    на _______ год

     

    Индекс дела

    Заголовок дела
    (тома, части)

    Коли-чество дел (томов, частей)

    Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по т.п.

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Должность руководителя
    структурного подразделения Волжского войскового казачьего общества

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

    СОГЛАСОВАНО


    Должность сотрудника, ответственного за Архив Волжского войскового казачьего общества

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

     

    Приложение № 8
    Образец сводной номенклатуры дел войскового правления

    УТВЕРЖДАЮ
    Войсковой атаман Иркутского войскового казачьего общества
    __________________ И.О. Фамилия
    (личная подпись)
    от «___»________20__г.  №____

    ИРКУТСКОЕ ВОЙСКОВОЕ КАЗАЧЬЕ ОБЩЕСТВО

    Номенклатура дел
    №_____
    на _______ год


    Индекс дела

    Заголовок дела
    (тома, части)

    Коли-чество дел (томов, частей)

    Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по т.п.

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

     

    03. Штаб Иркутского войскового казачьего общества (ИВКО)

    03.1 Структурное подразделение штаба ИВКО

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Начальник структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

    Должность сотрудника, ответственного за Архив ИВКО

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

    Приложение № 9

    Перечень нерегистрируемой
    корреспонденции в войсковом казачьем обществе

     

    1. Книги и периодические издания
    2. Счета
    3. Первичная бухгалтерская документация
    4. Приглашения
    5. Поздравления и личная корреспонденция
    6. Рекламные материалы

     

    Приложение № 10


    Примерный перечень индексов структурных подразделений войскового правления

     

    01 – Войсковой атаман
    02 – Первый заместитель (товарищ) войскового атамана
    03 – Штаб войскового казачьего общества
    04 – Военное управление
    05 – Гражданское управление
    ЮС – юридическая служба
    БС – бухгалтерская служба


    Приложение № 11

    Итоговая запись о
    завершенных делах
    структурного подразделения.
    войскового правления

    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году
    в ___________________________________________________________________
    (наименование структурного подразделения войскового правления)

    По срокам хранения

    Всего

    В том числе

     

     

    переходящих

    завершенных

    1

    2

    3

    4

    Дела постоянного хранения

     

     

     

    Дела временного (свыше 10 лет) хранения

     

     

     

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения

     

     

     

    Итого

     

     

     

     

    Итоговые сведения переданы в Архив войскового казачьего общества

    Должность сотрудника
    структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению

     

     

    Подпись

     

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.


    Приложение № 12


    Образец итоговой записи о завершенных делах войскового правления

    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году
    в Енисейском войсковом казачьем обществе

    По срокам хранения

    Всего

    В том числе

     

     

    переходящих

    завершенных

    1

    2

    3

    4

    Дела постоянного хранения

     

     

     

    Дела временного (свыше 10 лет) хранения

     

     

     

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения

     

     

     

    Итого

     

     

     

     

    Начальник структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

     

    Должность сотрудника, ответственного за Архив войскового казачьего общества

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

    Приложение № 13
    Образец карты-заместителя дела

    Терское войсковое казачье общество

    Карта-заместитель дела (документа)
    Дело (документ) №___________________________________
    Опись № ____________________________________________
    Выдано во временное пользование:


    № п/п

    Ф.И.О. пользователя

    Дата выдачи

    Дата возврата

    Подпись

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


    Приложение № 14
    Образец оформление обложек дел.

    Ф. №________________
    ОП. №_______________
    Д. №_________________

    ВОЙСКОВОЕ КАЗАЧЬЕ ОБЩЕСТВО
    «ЦЕНТРАЛЬНОЕ КАЗАЧЬЕ ВОЙСКО» (ВКО ЦКВ)

    ____________________________________________________________________
    ____________________________________________________________________
    (наименование структурного подразделения войскового казачьего общества)

     

    ДЕЛО № _____________________ ТОМ № _____________

     

    ____________________________________________________________________
    (заголовок дела)
    ____________________________________________________________________

    ____________________________________________________________________

    ____________________________________________________________________

    ____________________________________________________________________

    ____________________________________________________________________
    (крайние даты)

     

    На __________________листах
    Хранить ___________________

    Ф. №________________
    ОП. №_______________
    Д. №_________________


    Приложение № 15
    Образец внутренней описи

     

    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

    ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ___________

     


    п/п

    Индекс документа

    Дата
    документа

    Заголовок документа

    Номера листов ед.хр.

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    6

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Итого _____(_____________________________________________) документов.
    (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи ____(______________________________ ______________________________).
    (цифрами и прописью)

     

    Должность сотрудника,
    составившего внутреннюю
    опись документов дела

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.


    Приложение № 16
    Образец заверительной надписи

    ВОЙСКОВОЕ КАЗАЧЬЕ ОБЩЕСТВО
    «ВСЕВЕЛИКОЕ ВОЙСКО ДОНСКОЕ» (ВКО ВВД)

    Лист-заверитель дела № __________

    В дело подшито и пронумеровано ______(________________________________
    _____________________________________________________________) листов
    в том числе:
    литерных листов ____________________________________________________,
    пропущенные номера листов __________________________________________,

    + листов внутренней описи ___________________________________________.

     

    Особенности физического состояния
    и формирования дела

    Номера листов

    1

    2

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Должность сотрудника,
    оформившего дело

     

    Подпись

     

    Расшифровка подписи

    «___»__________20___г.

    Приложение № 17
    Образец описи дел структурного
    подразделения войскового казачьего общества

    СИБИРСКОЕ ВОЙСКОВОЕ КАЗАЧЬЕ ОБЩЕСТВО
    _______________________________________________________________
    (наименование структурного подразделения войскового правления)

    УТВЕРЖДАЮ
    Руководитель структурного
    подразделения войскового правления
    _________________________
    (подпись и расшифровка подписи)
    «___»__________20___г.

    ОПИСЬ ДЕЛ №_____
    _______________________________________________________________


    п/п

    Индекс
    дела

    Заголовок дела (тома, части)

    Даты дела (тома, части)

    Количество листов в деле (томе, части)

    Срок хранения дела (тома, части)

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    Название раздела

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    В настоящую опись внесено _____(________________________________ _______________________________________________________________) дел.
    (цифрами и прописью)
    с № ___________ по № ___________, в том числе:
    литерные номера: ______________________________________________,
    пропущенные номера: ___________________________________________.

    Сдал: ____________________      ________________      _________________
    (должность работника,                                  (подпись)                               (расшифровка подписи)
    составившего  опись)
    «___»__________20___г.

    Принял: ____________________  ________________      _________________
    (должность работника,                                             (подпись)                             (расшифровка подписи)
    ответственного за Архив
    войскового казачьего общества)
    «___»__________20___г.


    Приложение № 18
    Образец акта о выделении
    к уничтожению документов и дел,
    не подлежащих хранению

    УТВЕРЖДАЮ
    Заместитель войскового атамана
    _________________________
    (подпись и расшифровка подписи)
    «___»__________20___г. 
    АКТ № ______
    о выделении к уничтожению документов и дел,
    не подлежащих хранению
    На основании __________________________________________________
    (названия документов и номера статей документов по перечню)  
    ____________________________________________________________________

    отобраны к уничтожению как не имеющие исторической и научной ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________________ ______________________________________________________________.
    (наименование фонда)


    п/п

    Заголовок дела или групповой заголовок дел

    Дата дела или крайние даты дел

    Номера описей (номен клатур) за год

    Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи

    Количе-ство дел (томов, частей)

    Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по т.п.

    Приме-чание

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Итого_____(__________________________) дел за _______________ годы
    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника, проводившего                                   (подпись)                                       (расшифровка подписи)
    экспертизу ценности документа)
    «___»__________20___г.
    СОГЛАСОВАНО
    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника, ответственного                           (подпись)                                        (расшифровка подписи)
    за Архив войскового казачьего общества)
    «___»__________20___г.


    Продолжение
    приложения № 18

    Документы в количестве ___________________________________________дел,
    (цифрами и прописью)
    весом ________________ кг сданы в _____________________________________
    (наименование организации)
    на переработку по приемо-сдаточной накладной от_________ №_____________
    _______________________          _______________           __________________
    (должность сотрудника сдавшего                                             (подпись)                                       (расшифровка подписи)
    документы)

    Изменения в учетные документы внесены.

    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника,                                             (подпись)                                           (расшифровка подписи
    ответственного за Архив
    войскового казачьего общества)

    «___»__________20___г.

     


    Приложение № 19
    Образец акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению

     

    УТВЕРЖДАЮ
    Руководитель структурного
    подразделения войскового правления
    _________________________
    (подпись и расшифровка подписи)
    «___»__________20___г. 

    АКТ № ______
    об уничтожении документов, не подлежащих хранению

    На основании __________________________________________________
    (названия документов и номера статей документов по перечню)
    ____________________________________________________________________

    отобраны к уничтожению как не имеющие исторической и научной ценности и утратившие практическое значение документы и ксерокопии документов

     


    п/п

    Учетный номер и дата документа

    Заголовок документа

    Индекс документа по номенклатуре или номер документа по описи

    Срок хранения документа и номер статьи по т.п.

    Коли-чество листов

    Приме-чание

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    8

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Всего подлежат уничтожению _____(_______________________________ __________________) наименований документов.

    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника, проводившего                                   (подпись)                                       (расшифровка подписи)
    экспертизу ценности документа)
    «___»__________20___г.

    СОГЛАСОВАНО
    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника, ответственного                           (подпись)                                        (расшифровка подписи)
    за Архив войскового казачьего общества)
    «___»__________20___г.


    Продолжение
    приложения № 19

     

    Документы в количестве ___________________________________________дел,
    (цифрами и прописью)
    весом ________________ кг сданы в _____________________________________
    (наименование организации)
    на переработку по приемо-сдаточной накладной от_________ №_____________
    _______________________          _______________          _________________
    (должность сотрудника структурного                                 (подпись)                                    (расшифровка подписи)
    подразделения)
    «___»__________20___г.

    Принял __________________________________________________________ дел

    _______________________          _______________          _________________  (должность сотрудника,                                  (подпись)                                        (расшифровка подписи)
    ответственного за Архив
    войскового казачьего общества)
    «___»__________20___г.

     

     


     


Версия для печати

Поиск по сайту

30 августа 2010 года. Письмо МИНСЕЛЬХОЗа РФ № АП-13-26.8456 о проекте "Дети-Сироты".

Приказ МИНРЕГИОНА России № 181 от 22 апреля 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 182 от 22 апреля 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 554 от 2 декабря 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 555 от 2 декабря 2009 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 489 от 29 октября 2009 года с изменениями Приказ МИНРЕГИОНА № 93 от 3 марта 2010 года.

Методические рекомендации по участию ВКО в выполнении заказов на поставки товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 г.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 180 от 22 апреля 2010 года.

Протокол Заседания Совета при Президенте РФ по делам казачества от 11 февраля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26581-АЖ-04 от 8 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26814-АЖ-04 от 12 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26551-АЖ-04 от 8 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23365-АЖ-04 от 7 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23014-АЖ-04 от 3 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23011-АЖ-04 от 3 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 22629-АЖ-04 от 1 июня 2010 года.

2 июля 2010 года Состоялось заседание постоянной Комиссии по становлению и развитию экономической базы российского казачества в составе Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества.

Справка на выбранного атамана ВКО. Приложение № 2. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Типовая форма отчетности ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Методические рекомендации по утверждению уставов ВКО, внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, и созданию условий для несения их членами государственной или иной службы.Одобрено 26 мая 2010 года.

Типовая структура органов управления ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Порядок проведения общего собрания ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Примерная схема типовой структуры органов управления ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Типовая инструкция по делопроизводству в войсковом правлении ВКО, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Решение об избрании атамана ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Примерный порядок приема граждан Российской Федерации в казачьи общества. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

16 июня 2010 года состоялось заседание постоянной Комиссии по становлению и развитию экономической базы российского казачества в составе Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества.

26 мая 2010 года в г.Омске состоялось заседание Совета при Президенте РФ по делам казачества. Протокол заседания.

26 мая 2010 года Интервью Заместителя Руководителя Администрации Президента России Александра Беглова "О современном этапе развития казачества"

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении ВКО,внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Проект повестки дня заседания Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества (город Омск, 26 мая 2010 года)

2 мая 2010 года изменён состав Совета по делам казачества.

11 февраля 2010 года Дмитрий Медведев обратился к участникам заседания Совета по делам казачества.

12 января 2009 года. Распоряжением Президента создан Совет по делам казачества.

12 марта 2009 года. Встреча с атаманами войсковых казачьих обществ.

СОБЫТИЯ

23 декабря 2009г.
Интервью войскового атамана Центрального казачьего войска В.И.Налимова телеканалу "Доверие"

3 декабря 2009г.
Выступление директора Московского казачьего кадетского корпуса им. М.А. Шолохова Михаила Даниловича Шпинькова на коллегии

31 октября 2009г.
Совет атаманов ЦКВ

10 октября 2009г.
Совет атаманов Московского отдельского казачьего общества

28 сентября 2009г.
Казачий Праздник на реке Листань

28 июня 2009г.
Выступление В.И. Налимова на Совете при Президенте РФ по делам казачества 25 июня 2009г.

4 июня 2009г.
Главная особенность 14 Большого круга "Центрального казачьего войска"

17 апреля 2009г.
Праздник Пасхи. Светлое Воскресенье Христово

17 апреля 2009г.
Воскреcение Господа Иисуса Христа.

6 апреля 2009г.
Утвержден Устав Тульского отдельского общества ВКО "ЦКВ"

30 марта 2009г.
Завершился 6-ой Сбор казачьих кадетских корпусов

17 марта 2009г.
Обращение атамана Тульского отдельского казачьего общества ВКО "ЦКВ" Валерия Хрусталева

8 февраля 2009г.
Преобразования на сайте

25 января 2009г.
Образован Совет по делам казачества при Президенте РФ.

25 января 2009г.
Десница Иоанна Крестителя снова будет принесена в Россию?


РЕКЛАМА

Слайд-шоу
Московское ОКО ВКО "ЦКВ"
Rambler's Top100 - студия «Неон»
На основе Неосфера
Главная страница Контактная информация