На главную страницу портала ЦКВ
На главную страницу портала ЦКВ
Центральное казачье войско
На главную страницу портала ЦКВ
За Веру, Соборность, Отечество!
Цели ЦКВ
Информационно-методический Центр
Новости
Идеология казачества
История
Вестник ЦКВ
Структура ЦКВ
Документы
Государственные акты
(Оригинал) Концепция государственной политики РФ в отношении российского казачества. Утверждено 2 июля 2008 года.
Федеральные законы Российской Федерации
Совет при Президенте Российской Федерации по делам казачества.
Документы Министерства регионального развития РФ
Документы Московского окружного казачьего общества
Документы ЦКВ
Всероссийское Общественное Движение "Казачество за государственность, порядок и развитие России"
Полезная информация
Публикации в СМИ
Фотогалерея
Казачата
Форум
Атрибутика
История казачества
Мультимедиа
Итоговая справка по проведению пасхальной ярмарки народного творчества «Казачье подворье»
Войсковой Атаман
Папа, мама, я – казачья семья
Казачья слава и честь
Сынок, послушай старика
Военный раздел
Вести региональных обществ ЦКВ
Экономический блок
Кошевая служба
Торговый дом "Казачий стан"
Контактная информация
Наши информационные партнеры
Карта сайта
Нагайка

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении ВКО,внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации Часть 1

ОДОБРЕНО

Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества.

« » ______________2010 г.

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в
Российской Федерации

СОДЕРЖАНИЕ

I. Общие положения

II. Система документации войскового казачьего общества и оформление
документов

III. Требование к подготовке и оформлению служебных документов
войскового казачьего общества

Приложения

I. Общие положения
  1. Настоящий Примерный порядок оформления документов (далее по тексту - Порядок) в войсковом правлении войскового казачьего общества, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, (далее по тексту - войсковое правление) разработан в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
  2. Порядок разработан в целях организации в войсковом правлении единого порядка оформления исходящей и внутренней документации.
  3. Порядок устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в войсковом правлении (далее по тексту - делопроизводство и документооборот).
  4. Порядок конкретизирует положения Инструкции по делопроизводству в войсковом правлении, устанавливает единый подход к оформлению создаваемых документов.
  5. В Порядке сформулированы, на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов, современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов.
  6. Применение Порядка должно способствовать формированию официально - делового стиля документов в войсковом правлении, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
  7. Сотрудники войскового правления обязаны знать и выполнять требования настоящего Порядка. Вновь принятые сотрудники войскового правления должны быть ознакомлены с настоящим Порядком структурным подразделением войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.

II. Система документации войскового казачьего общества и оформление документов

8.   Деятельность войскового правления обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, включающей в себя:
проекты решений высшего представительного органа войскового казачьего общества;
организационно-распорядительные документы, изданные войсковым казачьим обществом: приказы войскового атамана, протоколы заседаний совета атаманов войскового казачьего общества, протоколы совещаний у войскового атамана и заместителей войскового атамана, протоколы оперативных заседаний у войскового атамана и заместителей войскового атамана;
иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения уставных полномочий войскового казачьего общества;
обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению; документы Архива войскового правления.
9.   Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками войскового правления.

  1. Порядок оформления документов распространяется на все документы, образующиеся в процессе деятельности войскового казачьего общества.
  2. Документы войскового казачьего общества оформляются на бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов.
  3. В войсковом казачьем обществе для документов утверждены следующие виды бланков:

бланк войскового казачьего общества с продольным расположением реквизитов (приложение № 1);
бланк войскового казачьего общества с угловым расположением реквизитов (приложение № 2);
бланк войскового атамана с угловым расположением реквизитов (приложение № 3);
бланк первого заместителя (товарища) войскового атамана с угловым расположением реквизитов (приложение № 4);
бланк заместителя войскового атамана с угловым расположением реквизитов (приложением 5);
бланк приказа войскового атамана (приложение № б); бланк протокола (приложение № 7).

  1. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки с воспроизведением герба войскового казачьего общества изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам войскового казачьего общества.
  2. Бланки документов войскового казачьего общества и входящих в его состав казачьих обществ подлежат учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
  3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
  4. Документы войскового казачьего общества, подготовленные на бланках установленной формы, подписываются войсковым атаманом, заместителями войскового атамана, руководителями структурных подразделений войскового правления в соответствии с их полномочиями.
  5. Документ, оформленный на бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.
  6. На бланках не печатаются:

письма, докладные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями;
документы внутренней переписки между структурными подразделениями войскового правления.
19.  Неиспользованные и испорченные бланки уничтожаются по Акту уничтожения номерных бланков войскового казачьего общества (приложение №8).
Акты об уничтожении бланков и акты об использовании бланков (приложение № 9) должны предоставляться ежемесячно в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, до 5 числа последующего месяца.

  1. Введение в обращение новых бланков осуществляется по мере необходимости по разрешению войскового атамана. Соответствующие предложения вносятся вместе с образцами предлагаемых бланков.
  2. Контроль за использованием бланков в войсковом казачьем обществе, осуществляет структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
  3. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
  4. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы. Наличие реквизитов ускоряет и облегчает процедуру подготовки документа, а также последующую работу исполнителя с документом.
  5. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

герб войскового казачьего общества;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) войскового казачьего общества;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа;
наименование войскового казачьего общества; справочные данные о войсковом казачьем обществе;
наименование вида документа; дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа.

Перечень реквизитов приведен в приложении № 10.
Образцы расположения реквизитов документа приведены в приложениях №11 и №12.
Герб войскового казачьего общества помещается на бланках войскового казачьего общества.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование войскового казачьего общества, как автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, например:

Полное наименование войскового казачьего общества - войсковое казачье общество «Всевеликое Войско Донское».
Сокращенное наименование войскового казачьего общества - ВКО ВВД.

Сокращенное наименование войскового казачьего общества (в скобках) помещается ниже полного наименования или за ним.
Справочные данные о войсковом казачьем обществе включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению войскового казачьего общества (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного войсковым казачьим обществом, определяется уставом войскового казачьего общества (далее по тексту - устав).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «05 июня 2003 г.».
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел войскового казачьего общества, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На №                                от

Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например:
г. Новочеркасск,
ст. Старочеркасская,
г. Краснодар.
В качестве адресата могут быть казачьи общества, органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство иностранных дел Российской Федерации

Третий Европейский департамент

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО «Новые технологии»
Справочные данные о войсковом казачьем обществе включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению войскового казачьего общества (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного войсковым казачьим обществом, определяется уставом войскового казачьего общества (далее по тексту - устав).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «05 июня 2003 г.».
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел войскового казачьего общества, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На №                                от

Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например:
г. Новочеркасск,
ст. Старочеркасская,
г. Краснодар.
В качестве адресата могут быть казачьи общества, органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство иностранных дел Российской Федерации

Третий Европейский департамент

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ООО «Новые технологии»
М.В. Ткачеву
или
ООО «Стройгазконсалтинг» Главному бухгалтеру

Е.А. Моисеву

 

Если документ направляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Органы исполнительной
власти субъектов Российской Федерации (по списку рассылки)

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают «по списку рассылки».
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:
Российский Государственный университет физической культуры, спорта и туризма

Сиреневый бульвар, д. 4, г. Москва, 105122

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес (улица, дом, корпус (если
есть), квартира, город, область (если есть), индекс). В указании адреса допускаются сокращения (обл., респ. и т.п.), например:

Смирнову С.Н.

ул. Солнечная, д. 1, кв. 22, г. Ермолено, Боровский р-н, Калужская обл., 249027

 

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Войсковой атаман Волжского войскового казачьего общества

_____________ И.И. Иванов
(личная подпись)
«       »                               20    г.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их Подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН решением совета атаманов Иркутского войскового казачьего общества от 05.04.2007 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО приказом войскового атамана
Оренбургского войскового казачьего общества от 05.04.2007 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа;
Резолюция оформляется на отдельном специальном листе для резолюции. Резолюция соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:


ВОЙСКОВОЙ АТАМАН УССУРИЙСКОГО ВОЙСКОВОГО КАЗАЧЬЕГО ОБЩЕСТВА
НАЧАЛЬНИК ШТАБА УССУРИЙСКОГО ВОЙСКОВОГО КАЗАЧЬЕГО ОБЩЕСТВА



ВЛАДИВОСТОК


ВЛАДИВОСТОК



Для рассмотрения и подготовки ответа в кратчайшие сроки


Для работы.



И.И. Иванов


П.П. Петров



Дата «_


_» Время_


Дата «


_» Время_


 

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:

Приказ об утверждении положения о Военном управлении

и на вопросы: «чего?» («кого?»), например:

Должностной регламент начальника штаба
Иркутского войскового казачьего общества

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначаются словом или штампом «Контроль» с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа или буквой «К» с указанием контрольного срока на отдельном специальном листе для резолюций. Отметка о контроле, как правило, проставляется красными цветом.
Текст документа составляют на русском языке — государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: "наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ и т.д.), а также документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («Совет атаманов постановляет», «Суд чести решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности войскового правления, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Войсковое казачье общество не возражает», «Совет атаманов считает возможным»).
Отметка о наличии приложения к документу оформляется в конце основного текста с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:  1.   Положение о совете стариков Сибирского войскового
казачьего общества на 4 л. в 1 экз.
2.   Правила подготовки и оформления документов совета
стариков Сибирского войскового казачьего общества на 8 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слово «брошюра».
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Енисейского войскового казачьего общества от 01.06.2009 № 18-4/1653 на 22 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к приказу войскового атамана Терского войскового казачьего общества от 11 октября 2008 г. № 229

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение № 2 к приказу войскового атамана Терского войскового казачьего общества от 22 сентября 2007 г. № 111

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Без бланка

Войсковой атаман
Забайкальского войскового                              Личная подпись
казачьего общества                                                                                                  И.И. Иванов
На бланке


Личная подпись


И.И. Иванов


Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Войсковой атаман


Забайкальского войскового казачьего общества


Личная подпись


И.И. Иванов


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник штаба                       Личная подпись                                   К.П. Васильев

Начальник отдела                      Личная подпись                                   А.С. Казаков

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник Отдела кадров                            Начальник Юридического отдела

Личная подпись    А.А. Петрова       Личная подпись                              В.М. Свиридова
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                  Личная подпись                       СМ. Севастьянов
Члены комиссии                                Личная подпись                       М.П. Коновалов
Личная подпись                       Т.Е. Кичко
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам войскового правления, должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор ФГОУ ВПО
«Северо-Кавказская
академия государственной службы»
_______________ И.И. Иванов
(личная подпись)
«    »                        20   г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Академии военных наук от 05.06.2007 №430-162 или   СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2007 № 10
Если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания оформляют следующим образом, например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись                 СМ. Свиридова
«    »                        20   г.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись                              СМ. Свиридова
«    »                        20   г.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.
Образец листа согласования приведен в приложении № 13.
Допускается, по усмотрению руководства, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы войскового казачьего общества заверяются печатью войскового казачьего общества, если иное не предусмотрено уставом.
Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно
Начальник отдела кадров                           Личная подпись                              А.А. Петрова
«    »                        20   г.

 

Копия документа может заверяться штампами структурных подразделений войскового правления, на которые возложены функции:
по документационному обеспечению (при наличии подлинника заверяет любую копию);
кадрового обеспечения (кадровые документы и документы по личному составу);
обеспечения безопасности (документы ограниченного доступа и секретные документы);
бухгалтерского учета и сводной отчетности (финансовые и отчетные документы).
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Исп. Кравченко В.В. Тел. (863) 240-25-47
Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения войскового правления, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в войсковое казачье общество проставлять в виде штампа, например:
Иркутское войсковое казачье общество
Вх.№                       
от «   »                      20     г.
25. Проекты служебных писем на официальных бланках с изображением герба войскового казачьего общества оформляются согласно следующим требованиям:

  1. каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 20 мм - правое, 20 мм — верхнее, 20 мм - нижнее;
  2. реквизит «Адресат» печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11-12 см от левого края листа (2, 4 и 9-10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word 6.0). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке;
  3. краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке тестового редактора Microsoft Word 6.0) шрифтом Times New Roman размер 11 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) не более 4-5 строк;
  4. обращение «Уважаемый ...» с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру;
  5. текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 - 1,5 см;
  6. в первом абзаце текста наименование войскового казачьего общества пишется полностью, далее по тексту возможно использование сокращенного наименования в соответствии с уставом;
  7. при оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки;
  8. отметка о наличии приложения оформляется с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14;
  9. строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка войскового казачьего общества без указания названия войскового казачьего общества; при использовании бланков войскового атамана, первого заместителя (товарища) войскового атамана, заместителя войскового атамана - должность не указывается;

10) расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого
края страницы;
11) отметка об исполнителе и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка.
Образец оформления служебного письма приведен в приложениях №14 и №15.

III. Требование к подготовке и оформлению служебных документов войскового казачьего общества

  1. Акты распорядительного характера издаются войсковым казачьим обществом в пределах его компетенции в виде приказов и распоряжений.
  2. Приказами войскового атамана оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы войскового казачьего общества в соответствии с уставом.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения войскового правления на основании поручений войскового атамана и заместителей войскового атамана, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции кадрового обеспечения, на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются войсковым атаманом, либо лицом, временно исполняющим обязанности войскового атамана в соответствии с уставом.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений войскового правления, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение    правильности    оформления    проектов    приказов,    за исключением кадровых, возлагается на структурное подразделение войскового правления,   на   которое   возложены   функции   по   документационному обеспечению.
28.  Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и
руководителем структурного подразделения войскового правления, внесшим
проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте
предусматриваются задания и поручения, а также начальником структурного
подразделения войскового правления, на которое возложены функции
юридического сопровождения деятельности войскового казачьего общества.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в
справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые войсковому атаману на подпись, визируются    заместителями    войскового    атамана    в    соответствии    с распределением обязанностей.
29.  Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной
формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая
должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его
необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект
и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

  1. Копии приказов заверяются руководителем структурного подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
  2. Проект приказа во исполнение решения Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества, требований органов государственной власти, осуществляющих контрольно-надзорные функции, должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
  3. Приказ печатается на бланке установленной формы со следующими реквизитами:

герб войскового казачьего общества; наименование войскового казачьего общества; наименование вида документа - ПРИКАЗ.
Дата и номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов и оформляются словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2010 г. № 21.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. "Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

Об утверждении инструкции по делопроизводству Терского войскового казачьего общества

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Заголовок, преамбула и содержание приказа отделяются 2 межстрочными интервалами.
Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman 14 размером через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителей в скобках или конкретные исполнители. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении войскового правления или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Лист согласования включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
* Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает войсковой атаман, а в его отсутствие - первый заместитель (товарищ) войскового атамана в соответствии с уставом.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения войскового правления, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Виза ставится на лицевой стороне последнего листа приложения. 33. Совместные приказы войсковых казачьих обществ печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования войсковых казачьих обществ располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (приказ) располагается по центру;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более войсковыми казачьими обществами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих войсковых казачьих обществ, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
подписи руководителей войсковых казачьих обществ располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих войсковых казачьих обществ.
Образец оформления приказов приведен в приложении № 16.
34.  Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой правила по вопросам, обозначенным уставом.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются войсковым атаманом, или как акты, утверждаемые советом атаманов; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении войскового казачьего общества.
35.  Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем
бланке войскового казачьего общества. Если проект положения (правил,
инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение
(правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент начальника штаба).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в приложении № 17.
36.  Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или организационно-протокольный отдел и сотрудников структурных подразделений войскового правления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен, как правило, в течении суток после окончания заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.
37.  Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании
вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются
в структурное подразделение-исполнитель для исполнения с последующей
подшивкой в дело.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка:
Для служебного пользования Экз. № 1
38.  Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Место и дата проведения мероприятия. Председатель или Председательствующий. Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
39.  Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной
части указываются инициалы и фамилия председательствующего
(председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших
на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от левой границы текстового поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместитель войскового атамана Волжского войскового казачьего войска;
атаманы окружных казачьих обществ войскового казачьего общества «Всевеликое Войско Донское».
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно шрифтом Times New Roman размером 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при •обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
40.  Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой
протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний советов атаманов, протоколы контрольно-ревизионной комиссии, совета стариков, суда чести и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
41.  Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения войскового правления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются руководителем подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются руководителем подразделения войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
42. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола шрифтом Times New Roman размером 14 или на общем бланке войскового казачьего общества и имеют следующие реквизиты:
герб войскового казачьего общества;
наименование войскового казачьего общества;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.
Если протокол печатается на общем бланке, наименование вида документа: слово ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости, т.е. если оно происходило не на обычном месте), у кого проводится совещание, выравнивается по центру отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола продольной линией.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него продольной линией и выравнивается "•по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования  должности  с  пробелом  между  инициалами  и  фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
Образцы оформления полного и краткого протокола приведены в приложениях № 18 и № 19.
43.   Служебные письма войскового казачьего общества готовятся:
как ответы на запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, организаций и частных лиц; как инициативные письма.
44.  Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
войскового атамана на основании имеющихся сроков запросов или по решению
автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя подразделения войскового правления, ответственного за подготовку ответа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений войскового правления.
45.  Служебные письма печатаются на стандартных бланках войскового
казачьего общества.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более войсковых казачьих обществ, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании войсковых казачьих обществ, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо войскового казачьего общества, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата.
46.  Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:
«Войсковое казачье общество считает...», «Войсковое казачье общество
рассмотрело...»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

  1. Датой письма является дата его подписания.
  2. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях войскового правления и должностных регламентах его членов. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
  3. Для отправки служебного письма исполнителю необходимо предоставить в подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, полный пакет документов исходящего служебного письма:

официальный ответ (письмо) или сопроводительное письмо; приложение (если есть);
список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса); визовой вариант письма.
основание (например: решение Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества). Если письмо инициативное, то основание не требуется.
50.  Визирование исходящих документов проводится следующим
порядком.
Письмо (телеграмма) за подписью:
а)         войскового атамана:
исполнитель, руководитель структурного подразделения войскового правления, помощник войскового атамана, курирующий заместитель войскового атамана, начальник штаба (или лицо, его замещающее).
б)         заместителя войскового атамана:
исполнитель, руководитель структурного подразделения войскового правления. Все вышеуказанные визы должны быть расшифрованы: Ф.И.О., подпись "» и должность визирующего, дата визирования документа.
51.  В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и
представительствами иностранных государств) оформление служебных и
личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или название города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименование и адреса получателя письма, вступительное обращение, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.
При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Новочеркасск, 31 декабря 2009 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь...».
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «... в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма войсковым атаманом указываются только инициал имени и фамилия войскового атамана, либо, в случае его отсутствия, первым заместителем (товарищем) войскового атамана.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы "(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:
Господину К. Клишиту Председателю Правления фонда «Дикая природа» г. Страсбург

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:
Его Превосходительству господину О. Нордслеттену Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.
При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.
Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. 52. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.
Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор и т.п.
Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Номер на письме не указывается, к необходимым реквизитам относятся -дата и личная подпись.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
Упомянутые виды писем являются официальными документами.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. 53. Телеграмма.
Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
В состав телеграммы входят следующие реквизиты:
наименование документа - телеграмма;
отметка о категории телеграммы - «Срочная» и т.д.;
адресат - подробный адрес (индекс, населенный пункт, улица, дом и т.д.) с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);
текст - содержание телеграммы;
регистрационный номер и дата регистрации;
подпись;
расшифровка подписи; отметка об исполнителе.
Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 согласно образцу, приведенному в настоящем Порядке.
Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.
* Объем текста служебной телеграммы, не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка). В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование войскового казачьего общества, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.
Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений войскового правления, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.
Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись «Рассылка по списку».
Подписанные войсковым атаманом или заместителями войскового атамана телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с приложением двух копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через почтовое отделение «Почта России». Копии отправленных телеграмм с отметкой почты России хранятся в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению.
Телеграммы, подписанные руководителем структурного подразделения войскового правления, регистрируются сотрудниками структурных подразделений, с последующей их передачей в структурное подразделение войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению, для отправки через почтовое отделение «Почта России» и формирования в дело.
Отправка  телеграмм  осуществляется  в  соответствии  с  Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. 54. Факсограмма.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения войскового правления.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
На передаваемой факсограмме в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа факсограммы ставится отметка об исполнителе.
Факсограммы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету. Факсограмма, подписанная:
войсковым атаманом или заместителями войскового атамана, регистрируется в структурном подразделении войскового правления, на которое возложены функции по документационному обеспечению;
руководителями структурных войскового правления подразделений регистрируется сотрудниками соответствующих структурных подразделений войскового правления.
После передачи информации факсограммы возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне факсограммы о времени отправки.
Поступившие в войсковое казачье общество факсограммы подлежат обязательному учету. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно. 55. Телефонограмма.
Телефонограммы используются для оперативного решения вопросом в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается щ лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя.







































 



Версия для печати

Поиск по сайту

30 августа 2010 года. Письмо МИНСЕЛЬХОЗа РФ № АП-13-26.8456 о проекте "Дети-Сироты".

Приказ МИНРЕГИОНА России № 181 от 22 апреля 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 182 от 22 апреля 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 554 от 2 декабря 2010 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 555 от 2 декабря 2009 года.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 489 от 29 октября 2009 года с изменениями Приказ МИНРЕГИОНА № 93 от 3 марта 2010 года.

Методические рекомендации по участию ВКО в выполнении заказов на поставки товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 г.

Приказ МИНРЕГИОНА России № 180 от 22 апреля 2010 года.

Протокол Заседания Совета при Президенте РФ по делам казачества от 11 февраля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26581-АЖ-04 от 8 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26814-АЖ-04 от 12 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 26551-АЖ-04 от 8 июля 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23365-АЖ-04 от 7 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23014-АЖ-04 от 3 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 23011-АЖ-04 от 3 июня 2010 года.

Письмо МИНРЕГИОНА № 22629-АЖ-04 от 1 июня 2010 года.

2 июля 2010 года Состоялось заседание постоянной Комиссии по становлению и развитию экономической базы российского казачества в составе Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества.

Справка на выбранного атамана ВКО. Приложение № 2. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Типовая форма отчетности ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Методические рекомендации по утверждению уставов ВКО, внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, и созданию условий для несения их членами государственной или иной службы.Одобрено 26 мая 2010 года.

Типовая структура органов управления ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Порядок проведения общего собрания ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Примерная схема типовой структуры органов управления ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Типовая инструкция по делопроизводству в войсковом правлении ВКО, внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Решение об избрании атамана ВКО. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Примерный порядок приема граждан Российской Федерации в казачьи общества. Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

16 июня 2010 года состоялось заседание постоянной Комиссии по становлению и развитию экономической базы российского казачества в составе Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества.

26 мая 2010 года в г.Омске состоялось заседание Совета при Президенте РФ по делам казачества. Протокол заседания.

26 мая 2010 года Интервью Заместителя Руководителя Администрации Президента России Александра Беглова "О современном этапе развития казачества"

Примерный порядок оформления документов в войсковом правлении ВКО,внесенного в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.Одобрено Советом при Президенте Российской Федерации по делам казачества 11 февраля 2010 года.

Проект повестки дня заседания Совета при Президенте Российской Федерации по делам казачества (город Омск, 26 мая 2010 года)

2 мая 2010 года изменён состав Совета по делам казачества.

11 февраля 2010 года Дмитрий Медведев обратился к участникам заседания Совета по делам казачества.

12 января 2009 года. Распоряжением Президента создан Совет по делам казачества.

12 марта 2009 года. Встреча с атаманами войсковых казачьих обществ.

СОБЫТИЯ

23 декабря 2009г.
Интервью войскового атамана Центрального казачьего войска В.И.Налимова телеканалу "Доверие"

3 декабря 2009г.
Выступление директора Московского казачьего кадетского корпуса им. М.А. Шолохова Михаила Даниловича Шпинькова на коллегии

31 октября 2009г.
Совет атаманов ЦКВ

10 октября 2009г.
Совет атаманов Московского отдельского казачьего общества

28 сентября 2009г.
Казачий Праздник на реке Листань

28 июня 2009г.
Выступление В.И. Налимова на Совете при Президенте РФ по делам казачества 25 июня 2009г.

4 июня 2009г.
Главная особенность 14 Большого круга "Центрального казачьего войска"

17 апреля 2009г.
Праздник Пасхи. Светлое Воскресенье Христово

17 апреля 2009г.
Воскреcение Господа Иисуса Христа.

6 апреля 2009г.
Утвержден Устав Тульского отдельского общества ВКО "ЦКВ"

30 марта 2009г.
Завершился 6-ой Сбор казачьих кадетских корпусов

17 марта 2009г.
Обращение атамана Тульского отдельского казачьего общества ВКО "ЦКВ" Валерия Хрусталева

8 февраля 2009г.
Преобразования на сайте

25 января 2009г.
Образован Совет по делам казачества при Президенте РФ.

25 января 2009г.
Десница Иоанна Крестителя снова будет принесена в Россию?


РЕКЛАМА

Слайд-шоу
Московское ОКО ВКО "ЦКВ"
Rambler's Top100 - студия «Неон»
На основе Неосфера
Главная страница Контактная информация